Die FINIG-Zulassung ist erreicht. Der Aufsichtsvertrag mit einem Aufsichtsorgan läuft. Und irgendwie gibt es auch einen KYC-Prozess: Onboarding-Formulare, Risikoklassifizierungen in Excel, Dokumentensammlungen in einem Ordner auf dem Server.

Das reicht für die Zulassung. Für eine Prüfung durch die FMA (Liechtenstein) oder das Aufsichtsorgan (Schweiz) ist es oft zu wenig.

Dieser Artikel zeigt, was ein strukturierter Client Lifecycle Management-Prozess für externe Vermögensverwalter konkret braucht, wo die häufigsten Lücken liegen und welche drei Wege zur Lösung führen.

Was CLM für EVVs bedeutet

Client Lifecycle Management bezeichnet den gesamten Prozess rund um einen Kunden: von der ersten Risikobeurteilung über das Onboarding bis zu periodischen Reviews und der ordentlichen Auflösung der Geschäftsbeziehung. Für EVVs ist das kein theoretisches Konzept, sondern eine regulatorische Pflicht.

FINIG und FIDLEG verlangen dokumentierte Prozesse für Organisationsanforderungen, Interessenkonflikte und Kundensegmentierung. Das GwG (Schweiz) respektive das SPG (Liechtenstein) regeln die AML-seitigen Pflichten: Identifikation, Risikoklassifizierung, Überwachung von Transaktionsauffälligkeiten, Dokumentation.

Ein CLM-Prozess verbindet beides in einem konsistenten Ablauf. Nicht als Parallelstruktur, sondern als ein Prozess, der beide Anforderungen abdeckt.

Die fünf Bestandteile eines vollständigen CLM-Prozesses

1. Onboarding: Identifikation, wirtschaftlich Berechtigte, Risikoklassifizierung, Dokumentation der Kundenakzeptanz

2. Risikobewertungsmodell: Einheitliche Kriterien für Risikoklassen (niedrig / mittel / hoch), angepasst an das eigene Geschäftsmodell

3. Periodische Reviews: Definierte Zyklen je nach Risikoklasse, klare Verantwortlichkeit, nachvollziehbarer Abschluss

4. Event-triggered Reviews: Prozess für ausserordentliche Überprüfungen bei PEP-Status, Transaktionsauffälligkeiten, Änderungen im wirtschaftlich Berechtigten

5. Audit-Trail: Vollständige, unveränderliche Dokumentation aller Schritte und Entscheide

Die fünf häufigsten Lücken, die wir bei EVVs sehen

1. Risikobewertung ohne einheitliche Kriterien

Viele EVVs klassifizieren Kunden nach Gefühl oder nach einer veralteten Vorlage, die nie an das eigene Geschäftsmodell angepasst wurde. Das Ergebnis: zwei Berater beurteilen denselben Kunden unterschiedlich. In einer Prüfung ist das schwer zu verteidigen.

2. Reviews ohne nachvollziehbaren Abschluss

Ein Review wurde gemacht. Irgendwann. Irgendwo liegt ein Dokument. Aber wer hat ihn abgeschlossen, auf Basis welcher Informationen, mit welchem Ergebnis? Diese Frage kann oft niemand sicher beantworten. Prüfer stellen genau diese Fragen.

3. Fehlende oder unvollständige Dokumentation der wirtschaftlich Berechtigten

Gerade bei älteren Mandaten fehlen oft Dokumente zum wirtschaftlich Berechtigten oder sie entsprechen nicht mehr dem aktuellen Stand. Das ist ein klassischer Befund bei Aufsichtsprüfungen und lässt sich vermeiden.

4. Excel als einziges Tracking-System

Excel kann ein valides Werkzeug sein, wenn es konsequent gepflegt wird. In der Praxis bedeutet "Excel als CLM-System" meistens: mehrere Versionen, kein Zugriffsschutz, keine automatischen Fälligkeiten, keine Vollständigkeitsprüfung. Der Aufwand für einen manuellen Review-Überblick steigt mit jedem neuen Mandat.

5. Kein Prozess für ausserordentliche Reviews

Was passiert, wenn ein Kunde als PEP eingestuft werden muss? Oder wenn eine Transaktion auffällig ist? Viele EVVs haben dafür keinen dokumentierten Prozess. Im Normalbetrieb fällt das nicht auf. Im Prüfungsfall schon.

Was ein guter CLM-Prozess in der Praxis leistet

Ein funktionierender CLM-Prozess ist nicht notwendigerweise komplex. Er muss drei Kriterien erfüllen: Er ist dokumentiert, er wird tatsächlich gelebt und er lässt sich gegenüber einem Prüfer in fünf Minuten erklären.

Das bedeutet konkret: Es gibt ein schriftliches Risikobewertungsmodell, das zum eigenen Kundenportfolio passt. Jeder Review hat einen definierten Auslöser, einen klaren Ablauf und einen nachvollziehbaren Abschluss. Alle relevanten Dokumente sind vollständig und auffindbar. Und es gibt einen Prozess für den Fall, dass sich etwas am Kunden ändert.

Das ist kein Grossbank-Setup. Das ist das Minimum, das ein EVV mit 30 Mandaten genauso braucht wie einer mit 300.

Drei Wege zum funktionierenden CLM-Prozess

Weg 1: Intern aufbauen

Geeignet für EVVs mit einem dedizierten Compliance-Verantwortlichen und Zeit für den Aufbau. Erfordert eine klare Methodik, gute Vorlagen und einen internen Champion, der den Prozess am Leben hält. Vorteil: maximale Kontrolle. Nachteil: hoher initialer Aufwand, Gefahr, dass der Prozess mit dem ersten Prüfungsbefund neu gebaut werden muss.

Weg 2: Mit einem Tool strukturieren

Geeignet für EVVs, die den Prozess selbst führen wollen, aber eine strukturierende Plattform brauchen. SilverScreen bildet CLM-Prozesse digital ab: Risikobewertungsmodell, Onboarding-Checklisten, Review-Zyklen mit Fälligkeitsmanagement, Audit-Trail. Der EVV bleibt operativ zuständig, arbeitet aber in einer geführten Umgebung statt in Excel.

Weg 3: Auslagern oder gemeinsam aufbauen

Geeignet für EVVs, die keinen eigenen Compliance-Spezialisten haben oder einen KYC-Backlog abbauen müssen. SilverSeed führt CLM-Prozesse operativ durch, baut Risikobewertungsmodelle auf und begleitet den Aufbau so, dass der EVV nach Abschluss selbst weiterarbeiten kann. Das ist kein dauerhaftes Outsourcing, sondern ein geführter Aufbau mit Wissenstransfer.

Wo steht Ihr CLM-Prozess heute?

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Was Sie jetzt tun können

Drei Fragen, die zeigen, wo Ihr CLM-Prozess heute steht:

Wenn eine dieser Fragen mit "nicht sicher" oder "nein" beantwortet werden muss, ist das kein Ausnahmefall. Es ist der Ausgangspunkt für fast jeden EVV, der seinen CLM-Prozess strukturiert aufbauen will.

Wer damit wartet, bis eine Prüfung ansteht, arbeitet unter Druck. Wer heute anfängt, hat Zeit für einen sauberen Aufbau.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Compliance-Beratung. Die regulatorischen Anforderungen können je nach Jurisdiktion, Aufsichtsorgan und Geschäftsmodell abweichen. Für eine Beurteilung Ihrer konkreten Situation empfehlen wir ein direktes Gespräch.
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